Los errores contables más frecuentes en una pyme y cómo detectarlos antes del cierre

Por qué conviene buscarlos antes de diciembre

Cuando una sociedad cierra su ejercicio el 31 de diciembre, los administradores tienen un plazo máximo de tres meses para formular las cuentas anuales, según el artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital, y la junta ordinaria tiene que reunirse dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente para resolver sobre su aprobación. Sobre el papel hay margen, pero enero y febrero se llenan de impuestos, renovaciones de pólizas y presupuesto, y los errores que aparecen entonces se corrigen con prisa o se arrastran al ejercicio siguiente.

Un error contable también distorsiona el informe mensual con el que la dirección decide. Si los gastos de un trimestre están mal imputados, el margen que ves en tu cuadro de mando también lo está. El Código de Comercio pide transcribir balances de comprobación al menos cada trimestre (artículo 28). Si además se revisan con la lista que verás más abajo, los errores se corrigen durante el ejercicio.

Los errores que más se repiten

Cuando revisamos la contabilidad de una pyme, al empezar a trabajar con ella o antes de una operación con el banco, los errores se repiten de una empresa a otra. Casi todos tienen que ver con el momento o la cuenta en que se registra una operación.

Gastos e ingresos en el periodo equivocado

El Plan General de Contabilidad establece que los efectos de las operaciones se registran cuando ocurren, con independencia de cuándo se pagan o se cobran. Es el principio de devengo, y es de los que más se incumplen. La póliza anual del seguro se carga entera como gasto el mes en que se paga, cuando el Plan prevé llevar a gastos anticipados la parte que corresponde al ejercicio siguiente y, en la contabilidad de gestión, cada mes debería recoger la suya. La factura de un servicio prestado en diciembre llega en enero y se contabiliza en enero. La paga extra de verano aparece de golpe en junio, como si los meses anteriores no la hubieran generado. Juntos hacen que la cuenta de resultados mensual suba y baje sin que el negocio haya cambiado.

Bancos sin conciliar y cuentas puente con saldo

El saldo contable de cada cuenta bancaria tiene que coincidir con el extracto a fin de mes, con las diferencias identificadas una a una. Cuando no se hace, aparecen cobros que nadie sabe a qué factura corresponden y que se dejan en la cuenta 555, partidas pendientes de aplicación. El Plan dice que esos importes solo deben permanecer ahí el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa. Cuando la cuenta acumula saldo de varios meses, suele esconder cobros que debían haber cancelado facturas de clientes y, si se ha usado mal, también pagos que nadie ha justificado.

Clientes que no van a pagar y saldos de signo contrario

En la cuenta de clientes se acumulan facturas de hace años que ya no se van a cobrar, anticipos sin aplicar a su factura y saldos acreedores, que casi siempre son un error de aplicación. El Plan exige que, al menos al cierre del ejercicio, se registren las correcciones de valor necesarias cuando haya evidencia objetiva de que un crédito no se cobrará o se cobrará con retraso. Si nadie revisa la antigüedad de los saldos, el balance recoge un activo que no se va a cobrar, y el banco suele detectarlo cuando pide el detalle. Con los proveedores, un saldo deudor suele ser una factura sin registrar.

Préstamos y leasing mal reflejados

Las cuotas de un préstamo mezclan capital e intereses, y es habitual registrarlas enteras como gasto o enteras contra la deuda. También es frecuente no reclasificar a corto plazo lo que vence en los doce meses siguientes, con lo que el fondo de maniobra sale mejor de lo que es. Es de lo primero que mira un analista de riesgos, como explicamos al hablar de cómo preparar una operación de financiación bancaria. La comprobación es sencilla: el saldo de cada préstamo en contabilidad tiene que coincidir con el cuadro de amortización del banco a la misma fecha.

Inmovilizado y amortizaciones

Compras que deberían activarse, como un equipo o la reforma del local, aparecen como gasto del mes, y al revés. La amortización, que el Plan pide establecer de manera sistemática y racional, se registra a menudo una sola vez al año, en diciembre, de modo que los once meses anteriores muestran un resultado mejor que el real. Y los equipos vendidos o retirados siguen en el balance.

Impuestos que no cuadran con sus declaraciones

Los saldos de IVA y de retenciones de la contabilidad tienen que coincidir con lo declarado en cada periodo. Cuando no cuadran, la diferencia suele apuntar a facturas registradas en otro periodo, duplicadas o con un tipo equivocado. Es una revisión de coherencia contable; los criterios fiscales los resuelve la asesoría.

Qué revisar cada mes para que no lleguen al cierre

Estos errores se evitan con una revisión corta cada mes sobre el balance de comprobación, antes de mirar la cuenta de resultados. La que solemos integrar en el cierre mensual sigue estos pasos:

1. Bancos: saldo contable igual al extracto en cada cuenta, y la cuenta de partidas pendientes a cero o con cada partida explicada.
2. Clientes y proveedores: listado por antigüedad, saldos de signo contrario y anticipos sin aplicar.
3. Periodificaciones: una lista fija de gastos anuales (seguros, licencias, pagas extra) y la comprobación de que cada mes recoge su parte.
4. Deuda: cada préstamo y póliza contra el cuadro o el extracto del banco, con el corto plazo reclasificado.
5. Inmovilizado: altas del mes revisadas y amortización mensual registrada.
6. Impuestos: saldos de IVA y retenciones contra las declaraciones presentadas.
7. Variaciones: cada partida contra el mes anterior y el mismo mes del año pasado, explicando lo que se mueva más de lo esperable.

Un gasto que desaparece un mes y aparece duplicado el siguiente suele ser una factura mal periodificada, y un margen que mejora sin que suban las ventas merece una pregunta antes de darlo por bueno. Cuando aparece un error, lo hablamos con la gestoría o con administración para que se corrija en origen. Registrar y revisar con criterio de gestión son funciones distintas, como explicamos en el artículo sobre la diferencia entre gestoría y dirección financiera.

Dónde ayuda la inteligencia artificial

Una revisión manual trabaja por muestras. Con inteligencia artificial se puede recorrer el libro diario completo cada mes y señalar asientos duplicados, facturas imputadas a un periodo que no les corresponde, movimientos que no encajan con la actividad habitual o cuentas que deberían estar a cero y no lo están.

En Argamo la usamos a diario en la revisión contable y el control financiero de nuestros clientes. Cada incidencia que señala la herramienta la revisa una persona del equipo antes de trasladarla a la empresa, porque decidir si un apunte es un error o una operación legítima exige conocer el negocio. Si quieres incorporarla en tu equipo, podemos acompañarte: primero se ordena el cierre mensual y después se automatiza su revisión, como desarrollamos en el artículo sobre qué automatizar en finanzas con IA.

Revisión contable, auditoría interna y auditoría de cuentas

La revisión contable comprueba que los registros son correctos. La auditoría interna revisa los procesos y controles que producen esos registros: quién aprueba los pagos, quién puede dar de alta un proveedor o cambiar su cuenta bancaria, cómo se controla que todo lo entregado se factura. Ninguna de las dos sustituye a la auditoría de cuentas, que es la revisión y verificación de las cuentas anuales por un auditor o una sociedad de auditoría autorizados por el ICAC conforme a la Ley de Auditoría de Cuentas. Ayudan a que la empresa llegue a ella, o a una due diligence, con los números en orden.

Por dónde empezar

Si el cierre de este ejercicio te preocupa, empieza por los bancos y la cuenta de clientes, donde un error pesa más en la caja y en lo que verá el banco. Si faltan semanas para el cierre, aún hay tiempo para revisar el ejercicio y corregir en origen. En revisión contable, auditoría interna e IA explicamos cómo trabajamos, y en contacto puedes escribirnos para verlo con tus números.

Fuentes

• Código de Comercio, artículos 25 y 28 (BOE, texto consolidado)
• Real Decreto 1515/2007, Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas: principios de devengo y prudencia, amortización, deterioro de créditos y cuentas 480 y 555 (BOE)
• Ley de Sociedades de Capital, artículos 164 y 253 (BOE, texto consolidado)
• Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas, artículos 1 y 3 (BOE, texto consolidado)