CFO externo para pymes: cuándo lo necesitas y qué cambia en tu empresa

Casi todas las pymes llegan al mismo punto. La empresa factura bastante más que hace tres años, la gestoría sigue llevando la contabilidad y los impuestos sin un fallo, y aun así el gerente toma las decisiones grandes con una hoja de cálculo que monta él mismo el domingo por la noche. Esa hoja del domingo suele ser el primer síntoma de que falta una dirección financiera.

Un CFO externo cubre esa función sin que tengas que contratar a un director financiero a tiempo completo. Trabaja con tus números de forma continua, con una dedicación que se ajusta a lo que la empresa necesita en cada etapa, y se sienta contigo cuando hay que decidir.

Qué hace un CFO externo en una pyme

La parte visible es el informe mensual, pero el trabajo empieza antes. Lo primero es que la contabilidad diga la verdad a tiempo: que el cierre de cada mes esté listo en la primera quincena del siguiente, con las periodificaciones hechas y los costes en el centro que les toca. Con la contabilidad que sale solo para cumplir con Hacienda, el resultado de marzo se conoce bien entrado el trimestre siguiente, y para entonces ya no sirve para corregir nada.

Sobre esa base, el trabajo habitual se reparte en cuatro frentes:

• Planificación. Un presupuesto anual que se revisa contra la realidad cada mes, y una previsión que se actualiza cuando algo cambia.
• Tesorería. Una previsión de caja a varios meses vista, para ver las tensiones antes de que lleguen y decidir con tiempo qué pólizas renovar o qué pagos mover.
• Rentabilidad. Saber qué clientes, productos o proyectos dejan margen de verdad y cuáles solo aportan volumen.
• Bancos e inversores. Preparar y defender las operaciones de financiación, negociar condiciones y mantener informadas a las entidades con las que ya trabajas.

Ninguna de estas tareas sustituye a la gestoría. La diferencia entre gestoría y dirección financiera está en para qué se usa el dato: la gestoría lo prepara para Hacienda y el CFO externo lo convierte en información para decidir.

Las señales de que ya lo necesitas

Hay situaciones que se repiten en las empresas que nos llaman. Si te reconoces en dos o tres, probablemente ha llegado el momento.

Ganas dinero según la cuenta de resultados, pero la cuenta corriente no lo refleja y cada final de mes es un ejercicio de equilibrio con los pagos. Sabes cuánto facturas, pero no cuánto margen te deja cada cliente. El banco te pide un plan a tres años para renovar la financiación y no tienes de dónde sacarlo. Tienes un socio o un inversor que quiere información periódica y cada trimestre la montas a última hora. O estás valorando una decisión de las que comprometen años (abrir una delegación, comprar una nave, adquirir un competidor) sin un modelo que te diga qué pasa si las cosas van peor de lo previsto.

Todas tienen el mismo origen: la empresa ha crecido y la información con la que se dirige no.

Cómo es un mes de trabajo

Para que se entienda qué significa tener un CFO externo, sirve describir un mes normal.

En la primera semana se revisa el cierre del mes anterior con la gestoría o con el equipo de administración: se corrigen asientos mal imputados, se comprueban las conciliaciones bancarias y se cuadran los saldos con clientes y proveedores. En la segunda semana sale el informe: cuenta de resultados frente a presupuesto, evolución de la caja, cobros pendientes y los indicadores que la empresa haya decidido seguir en su cuadro de mando. Después viene una reunión con la gerencia para repasar desviaciones y decidir qué se hace con ellas.

El resto del mes depende de lo que esté pasando en la empresa. Puede ser preparar la renovación de una póliza, revisar la oferta de un proveedor, estudiar si compensa contratar a una persona más en un departamento o analizar con la gerencia, el mismo día, la petición de un cliente importante que quiere alargar su plazo de pago. Esa disponibilidad para el día a día es la parte del trabajo que no aparece en ningún informe.

Lo que cambia al cabo de unos meses

El primer cambio es de calendario: sabes cómo ha ido el mes cuando todavía puedes hacer algo al respecto. El segundo es de conversación con el banco. Llegas a la reunión con la previsión hecha, sabiendo qué ratios va a calcular el analista y con una explicación preparada para el año flojo, y eso se nota en los plazos y en las garantías que te piden. Lo desarrollamos con detalle en el artículo sobre cómo preparar una operación de financiación bancaria.

El tercero es más difícil de medir. Las decisiones se toman con números delante y con alguien que conoce la empresa por dentro y puede discutirlas contigo. Muchas veces la aportación de un CFO externo consiste en frenar una decisión a tiempo, o en confirmar con datos una que el gerente ya intuía.

Qué preguntar antes de contratar uno

Hay firmas grandes que atienden a cientos de empresas, profesionales independientes que trabajan solos y equipos pequeños con pocos clientes. Ningún modelo es mejor en abstracto, pero antes de elegir conviene aclarar algunas cosas:

• Quién va a trabajar en tu empresa cada mes y si será siempre la misma persona.
• Cuántos clientes lleva cada miembro del equipo.
• Qué pasa cuando surge una urgencia fuera del calendario.
• Si ha preparado y negociado con bancos operaciones como la que necesitas.
• Si va a trabajar con tu gestoría o pretende sustituirla.

En Argamo trabajamos con una cartera reducida de clientes, y cada uno tiene siempre a las mismas personas, que conocen su negocio y están disponibles cuando hace falta. Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, en servicios tienes el detalle de lo que hacemos y en contacto puedes escribirnos para hablarlo.